Mejora la Incorporación con Tecnología Moderna: Guía RRHH

La tecnología en RRHH y reclutamiento ha avanzado mucho desde los días en que el primer día de trabajo significaba una gran cantidad de papeleo y múltiples firmas en documentos. 

A lo largo de los años, la incorporación sigue siendo un paso crítico en el viaje de un empleado, ya que marca el tono de su permanencia en la empresa. 

La combinación de RRHH y tecnología (HRTech) se diseñó para mejorar el proceso de incorporación y otros aspectos de RRHH. 

Una incorporación fluida y basada en tecnología no es solo una formalidad, sino una ventaja estratégica. 

En este artículo, analizaremos cómo mejorar el proceso de incorporación utilizando tecnologías modernas de RRHH y reclutamiento, así como su impacto creciente en el futuro. 

¿Por qué es vital la incorporación en el proceso de RRHH? 

La incorporación marca el primer paso en el viaje de un empleado dentro de tu organización. 

Un proceso de incorporación bien diseñado establece la base para un ambiente de trabajo productivo y motivador. 

Va más allá del simple papeleo; se trata de hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos, valorados y preparados para asumir sus nuevas funciones. 

Si te preguntas si la incorporación influye en los ingresos y la satisfacción del cliente, aquí tienes un dato importante. 

Un estudio de Gainsight indica que las organizaciones observaron un aumento del 60﹪ interanual en los ingresos y una mejora del 63﹪ en la satisfacción del cliente gracias a una incorporación estructurada. 

El papel de la tecnología en la mejora del proceso de incorporación

La tecnología ha transformado la forma en que tanto los profesionales de RRHH como los nuevos empleados perciben e interactúan con el proceso de incorporación. No solo aporta una experiencia más fluida, atractiva y personalizada, sino que también crea un entorno más interactivo e inmersivo, fundamental para el aprendizaje y el desarrollo.

Los nuevos empleados pueden absorber, retener y utilizar la información corporativa y los recursos de manera más efectiva. 

El uso de herramientas modernas de colaboración y otras plataformas digitales también ayuda a establecer una conexión instantánea, facilitando la comunicación entre los nuevos empleados y el equipo existente. 

Los nuevos integrantes pueden integrarse en la cultura de la empresa desde el primer día. 

Al combinar los beneficios de los métodos tradicionales de colaboración con herramientas innovadoras, se pueden gestionar mejor las expectativas de un equipo moderno. 

Esto puede llevar a una mayor productividad, una mejor satisfacción laboral y, en última instancia, ayudar a la retención de empleados a largo plazo. 

7 formas comprobadas en las que la tecnología mejora la incorporación

Existen diversas tecnologías de reclutamiento y herramientas que intervienen en diferentes etapas del proceso de incorporación. Cada una cumple propósitos distintos y se emplea de diversas maneras.

Aquí hay un vistazo a algunas de las tecnologías y herramientas más importantes que optimizan el proceso de incorporación.

1. Plataformas digitales de incorporación 

Con las plataformas digitales de incorporación, los equipos de RRHH ya no necesitan enviar, recibir ni almacenar documentación en papel. 

Estas plataformas son la mejor alternativa para reemplazar documentos tradicionales, como contratos de trabajo, formularios fiscales y reconocimientos de políticas, con copias digitales. 

Esto no solo acelera el proceso de incorporación sin papel, sino que también facilita el acceso y la gestión de documentos. 

Los nuevos empleados pueden centrarse en aprender sobre su nuevo rol en lugar de navegar por documentación compleja. 

Con plataformas como BambooHR y Workday, los equipos de RRHH pueden crear listas de verificación y flujos de trabajo personalizables para ayudar en cada paso del proceso de incorporación. Del mismo modo, el software Asana puede integrarse en estos procesos, proporcionando herramientas para asignación de tareas y seguimiento, lo que garantiza una incorporación eficiente.

2. Herramientas de aprendizaje en línea

Las herramientas de aprendizaje en línea, como LinkedIn Learning, Coursera y plataformas personalizadas, ofrecen programas de formación interactivos que pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada nuevo empleado. 

Estas herramientas utilizan una combinación de videos, cuestionarios y contenido interactivo para involucrar a los empleados en el aprendizaje sobre sus nuevas funciones, la cultura empresarial y las habilidades esenciales necesarias para sus puestos. 

El aprendizaje en línea permite el estudio a su propio ritmo, lo que se adapta a diferentes estilos de aprendizaje y horarios, aumentando la retención de información y mejorando el desempeño laboral desde el inicio.

3. Realidad virtual (VR) para formación inmersiva 

La tecnología de realidad virtual (VR) ofrece un enfoque innovador para experiencias de formación inmersiva, especialmente ventajoso para puestos que requieren habilidades prácticas o familiarización con entornos físicos. 

A través de la VR, los nuevos empleados pueden practicar procedimientos en un entorno simulado, aprender a operar maquinaria o explorar réplicas virtuales de su lugar de trabajo sin los riesgos asociados con la formación en la vida real.

Este método puede mejorar significativamente la comprensión y retención de procedimientos complejos, asegurando que los empleados estén mejor preparados para sus funciones.

4. Asistentes impulsados por IA 

Los asistentes impulsados por IA, como los chatbots de reclutamiento, pueden ofrecer soporte 24/7 a los nuevos empleados, respondiendo preguntas frecuentes sobre políticas de la empresa, beneficios y responsabilidades del puesto. 

Estos asistentes pueden integrarse en intranets corporativas o plataformas de mensajería, proporcionando orientación personalizada según el rol del empleado y su etapa en el proceso de incorporación.

Al automatizar este aspecto del soporte, las organizaciones pueden garantizar que todos los empleados reciban información consistente, permitiendo que los profesionales de RRHH se concentren en tareas más estratégicas.

5. Herramientas de colaboración social

Herramientas como Slack, Microsoft Teams y Trello facilitan y mejoran la comunicación con los candidatos y la colaboración entre equipos y departamentos. 

Pueden ser fundamentales en el proceso de incorporación, ayudando a los nuevos empleados a construir rápidamente su red interna, buscar ayuda e integrarse en la cultura de la empresa. 

Estas plataformas pueden albergar canales o grupos dedicados para nuevos empleados, permitiéndoles hacer preguntas, compartir experiencias y recibir actualizaciones, haciéndolos sentir conectados e involucrados desde el principio.

6. Herramientas de seguimiento del rendimiento 

Herramientas de seguimiento del rendimiento como 15Five y Lattice permiten a los gerentes y a los profesionales de RRHH establecer objetivos y expectativas claras para los nuevos empleados, monitorear su progreso y proporcionar retroalimentación oportuna. 

Este enfoque de gestión del rendimiento continuo ayuda a los nuevos empleados a comprender cómo su trabajo contribuye a los objetivos de la empresa, identificar áreas de mejora y sentirse más respaldados en su proceso de desarrollo.

7. Aplicaciones móviles

Las aplicaciones móviles para la incorporación permiten a los nuevos empleados acceder a materiales de formación, completar documentación y conectarse con sus colegas desde cualquier ubicación. 

Estas aplicaciones pueden enviar notificaciones push para plazos importantes o actualizaciones, proporcionar mapas interactivos de la empresa, directorios e incluso experiencias de aprendizaje gamificadas.

Las empresas pueden garantizar el acceso equitativo a los recursos de incorporación al hacerlos disponibles para empleados remotos y de campo en dispositivos móviles. Soluciones MDM como Scalefusion, Miradore y Hexnode pueden ayudar a los equipos de TI y RRHH a garantizar que los empleados tengan acceso a los recursos adecuados desde el primer día.

¿Cómo implementar tecnología moderna para mejorar la incorporación? 

A. Evaluación de los procedimientos actuales de incorporación

Comienza evaluando tus procedimientos actuales de incorporación para identificar cuellos de botella y áreas de mejora. 

Comprender qué funciona bien y qué no es el primer paso para integrar soluciones tecnológicas efectivas.

B. Selección de la tecnología adecuada

Al elegir un conjunto de herramientas tecnológicas que se ajuste perfectamente a los requisitos de tu organización, puedes garantizar que la solución sea a prueba de futuro, capaz de adaptarse a nuevas necesidades y fácil de usar. 

C. Verificación de integraciones

Para garantizar la coherencia de los datos y optimizar los procesos de reclutamiento, verifica qué tan bien se integra la nueva tecnología con la infraestructura de RRHH existente. 

Esto ayudará a una transición fluida tanto para los equipos de RRHH como para los nuevos empleados.

D. Capacita a tu equipo

Para garantizar que la nueva tecnología se adopte correctamente, crea un plan sólido de capacitación y desarrollo. Esto preparará a los equipos para manejar la nueva tecnología. 

Establece programas de formación continua y soporte. 

E. No olvides monitorear y mejorar

Evalúa regularmente la efectividad de las soluciones tecnológicas implementadas. 

Solicita retroalimentación de los nuevos empleados y del personal de RRHH para identificar áreas de mejora y asegurarte de que la tecnología sigue cumpliendo con las necesidades en evolución de la empresa.

Beneficios de mejorar el proceso de incorporación con tecnología moderna 

La incorporación de tecnología moderna en el proceso de onboarding ofrece numerosas ventajas que pueden impactar el éxito de una organización. Aquí tienes algunos beneficios clave:

• Mayor eficiencia gracias a la automatización de tareas rutinarias. Los equipos de RRHH pueden recuperar su tiempo en lugar de estar ocupados con tareas administrativas.
• Cumplimiento con GDPR y otras normativas legales dentro del plazo establecido.
• Mayor compromiso de los nuevos empleados al acceder a planes de aprendizaje personalizados. 
• Las empresas pueden mejorar su marca empleadora, atrayendo talento de alto nivel.
• Los nuevos empleados pueden integrarse en sus equipos sin dificultades desde el primer día.
• Mayor tasa de retención de empleados y un ambiente de trabajo positivo en general.

Tendencias futuras en tecnología de onboarding

El futuro de la tecnología de incorporación está orientado a personalizar aún más y agilizar la integración de los nuevos empleados en las organizaciones. Estas tecnologías están diseñadas para hacer que el proceso de onboarding sea más eficiente y atractivo, especialmente para equipos distribuidos en entornos de trabajo remoto e híbrido.

Aquí algunas tendencias en tecnología de onboarding a tener en cuenta:

• La analítica predictiva en reclutamiento y la inteligencia artificial jugarán un papel clave en proporcionar información sobre el éxito de los candidatos y ayudarán a dar forma al proceso de incorporación.
• El aprendizaje y el desarrollo estarán gamificados, haciéndolos más interactivos. 
• El aprendizaje inmersivo se escalará a través de AR, VR, MR y XR.

iSmartRecruit: Mejora tu proceso de incorporación

iSmartRecruit es un moderno software de reclutamiento con IA que ayuda a transformar el proceso de contratación e incorporación en las organizaciones. 

Cuenta con un conjunto diverso de herramientas y funciones de reclutamiento, que incluyen seguimiento de candidatos y capacidades de CRM de reclutamiento, así como automatización del flujo de trabajo de contratación de extremo a extremo. 

Automatiza las tareas manuales y administrativas dentro del proceso de incorporación. 

De esta manera, iSmartRecruit garantiza una forma eficiente y atractiva de presentar la cultura de la empresa a los nuevos empleados. 

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Conclusión

Adoptar un conjunto de tecnologías modernas para los procesos de incorporación ayuda a establecer las bases para una experiencia exitosa del candidato y un recorrido positivo del empleado dentro de una organización. 

Mantente a la vanguardia, retén el mejor talento y prepárate para el éxito en el competitivo mercado de contratación.