Chatbot de Reclutamiento: Guía para Reclutadores

Vivimos en una era próspera en la que se introduce nueva tecnología al mundo todos los días, cambiando e influyendo en la forma en que vivimos.

En esta época de automatización industrial, el Chatbot de IA se ha convertido en una aplicación de uso común por casi todas las empresas a nivel mundial para optimizar el crecimiento y la eficiencia. 

¿Pero qué es un Chatbot?

¿Cómo está impactando positivamente en la industria de reclutamiento?

Vamos a entenderlo. 

Un Chatbot es un programa de software que se comunica (por escrito o hablado) y asiste a sus usuarios. Es un compañero virtual de los humanos que imita la inteligencia humana e interactúa con sitios web, varios canales de mensajería y aplicaciones. Imitar la inteligencia humana significa que hace todo lo que los humanos hacen, como aprender, entender, percibir e interactuar. 

Casi todas las industrias hoy en día utilizan chatbots para diferentes propósitos, como la hospitalidad, el comercio electrónico, la atención médica, la educación, la tecnología de la información, las finanzas y el derecho, y la tecnología de reclutamiento.  

Ahora, estarás preguntándote ¿cuál es el papel de un chatbot en el reclutamiento, verdad? 

El Chatbot, también conocido como compañero de IA, interactúa con sus usuarios y proporciona información sobre múltiples preguntas comunes. A menudo integrado en software de centros de contacto o software de servicio al cliente, ayuda a las empresas a interactuar con los clientes y comprender sus necesidades. Proporciona datos de retroalimentación para secciones que necesitan mejora. 

En este artículo, aprenderemos cómo el chatbot de reclutamiento impacta en la industria de reclutamiento. Entenderemos cómo el chatbot de reclutamiento de IA está agilizando la comunicación con los candidatos. 

¿Por qué los reclutadores comenzaron a usar Chatbots de Reclutamiento?

El uso y la adaptación del Chatbot de Reclutamiento ha aumentado en el panorama de reclutamiento a medida que la tendencia de reclutamiento virtual comenzó a aumentar después de la pandemia de COVID-19. 

Existían muchas formas de realizar reclutamiento virtual, por ejemplo, evaluaciones en línea, entrevistas por llamada de voz o video, eventos de carreras virtuales, etc. 

Entre todas estas formas, la función del Chatbot de Reclutamiento se volvió útil debido a su respuesta instantánea y precisa a preguntas estándar (24/7), su función que permite a los candidatos postularse para un trabajo y proporcionar el estado de la aplicación de inmediato. 

De esta manera, los chatbots de reclutamiento reducen el trabajo de los profesionales de reclutamiento y les ayudan a concentrarse en otras tareas esenciales del reclutamiento.

Como resultado, muchas agencias de personal y grandes empresas de reclutamiento comenzaron a usar esta herramienta de adquisición de talento impulsada por IA para mejorar la experiencia del candidato en el proceso de reclutamiento.

Ok, ahora tenemos claro por qué los recursos humanos y los reclutadores comenzaron a usar esta poderosa herramienta de reclutamiento. Ahora, vamos a entender su significado y los principales casos de uso.

¿Qué es un Chatbot de Reclutamiento Virtual?

Un bot de reclutamiento virtual es un asistente personal basado en IA. También se conoce como Chatbot de Reclutamiento de IA. 

Se comunica con los solicitantes de empleo (por escrito o hablado) sobre vacantes, permitiéndoles hacer preguntas relacionadas con la oferta de trabajo y postularse si están interesados en el puesto con solo un clic.  

Los 10 Principales Casos de Uso del Chatbot de Reclutamiento

1. Interacción 24/7 (Bots de Preguntas Frecuentes)

La interacción humana tiene una limitación de tiempo. Los reclutadores no pueden comunicarse todo el tiempo e inmediatamente con las preguntas de los candidatos.  

Sin embargo, contratar un chatbot elimina este inconveniente proporcionando respuestas instantáneas y precisas a preguntas estándar o frecuentes (FAQ). Responde a preguntas como descripción del trabajo, ubicación o habilidades críticas requeridas en el puesto.

Un informe sobre hechos de reclutamiento de Talent Culture mencionó que un chatbot puede automatizar 70-80﹪ de las actividades de reclutamiento en la parte superior del embudo.

Las respuestas automatizadas a las consultas de los solicitantes ahorran tiempo valioso a los reclutadores, por lo que pueden concentrarse en tareas más importantes que deben realizar durante la contratación a gran escala. El chatbot integrado en software de reclutamiento de alto volumen proporciona respuestas en formato de texto y video.  

Además, el bot de reclutamiento recopila información básica como el nombre, el correo electrónico, el currículum y las respuestas a las preguntas de preselección de los solicitantes. De esta manera, ahorra mucho tiempo a los reclutadores. Además, da una impresión de una cultura empresarial innovadora y moderna que atrae a más candidatos. 

2. Chatbot de Página de Carreras 

La integración del Chatbot de Reclutamiento con la página de carreras permite a los reclutadores mejorar la interacción con los candidatos que visitan el sitio web de carreras. Según un informe de Thrive My Way, el 95﹪ de los buscadores de empleo se convierten en prospectos, el 40﹪ de los buscadores de empleo completan una solicitud y el 13﹪ de los buscadores de empleo hacen clic en "aplicar" en una solicitud de trabajo. 

El Chatbot de página de carreras para reclutamiento interactúa con los buscadores de empleo respondiendo algunas preguntas útiles sobre los valores, visión, trayectoria y cultura laboral de la empresa. Los solicitantes pueden cargar directamente sus currículums en la página de carreras y ver las vacantes abiertas en la empresa. La tecnología de IA ayuda en este proceso de filtrado para coincidir con los trabajos según el currículum cargado por los candidatos.  

3. Bot de Descripción de Trabajo

Los reclutadores, gerentes de contratación y equipos de contratación luchan para redactar diferentes descripciones de trabajo para los distintos puestos abiertos. Es una parte integral del marketing de reclutamiento eficaz para atraer a más candidatos. 

Aquí, un asistente de descripción de trabajo impulsado por IA podría ser la mayor ayuda para redactar una descripción detallada para el puesto abierto. También analiza y proporciona retroalimentación sobre la descripción de trabajo escrita manualmente. 

4. Bot de Sourcing de Candidatos 

Un chatbot de reclutamiento puede ser una herramienta útil para buscar al mejor candidato para el puesto abierto. Además, se acerca a candidatos pasivos que actualmente no están buscando trabajo. Además, los candidatos se sienten más cómodos con el Chatbot que con los reclutadores, porque hay menos compromiso.

También ahorra mucho tiempo a los reclutadores en candidatos que no están interesados en el trabajo y no es probable que se unan a la empresa. 

5. Bots de Preselección de Candidatos 

Elimina las llamadas de preselección para los reclutadores. El chatbot de reclutamiento de IA realiza la preselección de los candidatos para la primera ronda y elimina la parte de preselección para los reclutadores. Hace preguntas importantes como la intención de mudarse, el período de notificación y la expectativa salarial con facilidad y recopila las respuestas de los solicitantes. Estas preguntas cruciales proporcionan datos que no están disponibles en el currículum.

6. Aplicación a Través del Chatbot de Reclutamiento Virtual 

66﹪ de los solicitantes de empleo están cómodos con aplicaciones de IA y chatbots de reclutamiento para ayudar con la programación y preparación de entrevistas, según una encuesta de The Allegis survey. 

Los solicitantes de empleo pueden obtener información sobre las últimas ofertas de trabajo en la empresa. Además, pueden preguntar sobre las habilidades críticas requeridas para el puesto al que están aplicando en la empresa. Una vez que confirmen el trabajo que desean, pueden postularse directamente a través del Chatbot. 

7. Bot de Programación de Entrevistas 

Una vez que los candidatos están dispuestos a postularse para el puesto después de interactuar con el Chatbot, pueden programar entrevistas integrando el calendario de la empresa y seleccionando un momento conveniente para ellos y para el equipo de recursos humanos. La programación automatizada de entrevistas ahorrará mucho tiempo tanto para los candidatos como para los reclutadores. 

8. Estado de la Solicitud a Través del Chatbot de Reclutamiento 

Los reclutadores no pueden responder a numerosos candidatos sobre su desempeño en las rondas de preselección y entrevistas. A veces, esto conduce a una experiencia negativa entre los candidatos. Sin embargo, con el chatbot de contratación, los solicitantes pueden rastrear fácilmente e inmediatamente el estado de su solicitud. Obtendrán retroalimentación instantánea. 

9. Habilitar una Participación Positiva de los Candidatos 

El último informe de Career Plug encontró que 67﹪ de los solicitantes tuvieron al menos una mala experiencia durante el proceso de contratación. Como resultado, 58﹪ de los candidatos no aceptaron la oferta de trabajo. Por lo tanto, para abordar este problema, un chatbot de reclutamiento es una herramienta vital. 

El Chatbot de reclutamiento virtual proporciona respuestas precisas a las preguntas estándar sin sobrecargar a los reclutadores con más trabajo. Proporcionar automatización basada en IA en el proceso de reclutamiento reduce el tiempo y el costo para la empresa. Además, el Chatbot aumenta la transparencia en el proceso de contratación. Los candidatos pueden obtener rápidamente la información que necesitan y pueden postularse para el trabajo. Así que, la gestión de relaciones con los candidatos también mejorará. 

10. Retroalimentación y Priorización del Mejor Candidato con un Bot de Reclutamiento 

El chatbot de reclutamiento prepara una base de datos con una lista de los candidatos más adecuados según sus respuestas a las preguntas de preselección. Por ejemplo, divide a los candidatos en diferentes categorías basadas en preguntas como la expectativa salarial, la intención de mudarse y el período de notificación. Además, recomienda a los candidatos capacitados a los reclutadores y equipos de contratación.

¿Cómo Configurar un Chatbot de Reclutamiento? 

En la actualidad, herramientas de reclutamiento impulsadas por IA como Snatchbot permiten a las organizaciones crear bots inteligentes para diversos fines. Facilita la complejidad de crear un chatbot y ayuda a crear la mejor experiencia de bot para los clientes.

La herramienta admite todo el ciclo de vida de los bots, desde la invención y las pruebas hasta la implementación, publicación, seguimiento, alojamiento y monitoreo, e incluye características de PNL, ML y reconocimiento de voz. Ahora, entendamos cómo desarrollar el bot impulsado por IA para fines de reclutamiento. 

• Primero, los reclutadores deben identificar qué tipo de chatbot desean crear. Se puede crear un chatbot totalmente automatizado o híbrido humano según sus preferencias.  

• Luego, diseñe una solicitud de trabajo conversacional para usar opciones simples o múltiples. También facilita agregar decisiones más complejas, como botones de acción, traducción, recopilación de pagos, envío de recibos, etc.  

• Una vez hecho esto, es hora de integrar el chatbot con su herramienta de gestión de reclutamiento preferida. En este caso, es el Sistema de Seguimiento de Solicitudes (ATS).  

• Luego, aplique condiciones para preseleccionar candidatos en tiempo real. Finalmente, pruebe y entrene su bot de contratación una vez que esté listo.  

Nota: No olvide recopilar la retroalimentación de los candidatos sobre el chatbot de contratación. Además, supervise de cerca las analíticas del bot de reclutamiento para mejorarlo. 

¿Por qué es Vital un Chatbot de Reclutamiento en el Reclutamiento Virtual? (Beneficios) 

Los chatbots facilitan el proceso complejo (de contratar varios candidatos para diferentes roles) en un corto período de tiempo. Ahorran tiempo proporcionando funciones impulsadas por IA que gestionan, reprograman y cancelan automáticamente diferentes tareas para los entrevistadores y candidatos, haciéndolo más preciso y transparente.

Mejorar la experiencia del candidato es, sin duda, la principal prioridad de los empleadores porque el 72﹪ de los solicitantes que tuvieron una mala experiencia en la aplicación la compartieron en línea en sitios de reseñas, plataformas de redes sociales o directamente con sus contactos profesionales o personales, según se menciona en un informe de Landbot. Por lo tanto, al responder de inmediato, los chatbots interactúan con sus usuarios y aumentan el compromiso del candidato. Además, califica al solicitante al instante haciendo diferentes preguntas. 

El Chatbot de IA responde preguntas estándar y mejora el conocimiento de los solicitantes. Proporciona información a aquellos que desean saber más sobre la empresa (producto, visión, valores y cultura). Mejora la experiencia del candidato al proporcionar respuestas inmediatas y ofrecer soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Realiza múltiples tareas, como la preselección del candidato, la programación de una entrevista y proporciona retroalimentación sobre el estado del solicitante, en poco tiempo. 

La productividad del reclutador aumentará ya que el Chatbot realiza todas las tareas manuales y repetitivas, reduciendo la carga de trabajo. Esto permite que los equipos de contratación y los reclutadores se concentren en otras tareas importantes y estratégicas que requieren pensamiento humano. 

Además, prioriza a los mejores candidatos al recopilar las respuestas de los candidatos y reduce el trabajo manual para que los reclutadores realicen llamadas de preselección. Ayuda a reducir el tiempo y el costo de contratación interactuando y comprometiéndose con los buscadores de empleo de una manera humanizada. 

Historia de Éxito del ChatBot de Reclutamiento en el Mundo Real 

El Problema que Enfrentaba VBZ 

Es cierto que los reclutadores están luchando por proporcionar una experiencia positiva a los candidatos mientras contratan talento en grandes cantidades. Verkehrsbetriebe Zurich (VBZ) enfrentaba el mismo obstáculo en el pasado. La organización intentaba eliminar la perspectiva corporativa de la experiencia del candidato y hacerla más centrada en el candidato. La tasa de conversión en la contratación era baja debido al proceso de contratación excesivamente estricto. El proceso de contratación era complejo y requería mucho esfuerzo.

Sin embargo, encontraron un Chatbot de Reclutamiento como una solución de reclutamiento que funcionaba para ellos. 

Solución Sobresaliente a Través del Chatbot de Reclutamiento con IA 

Después de usar el bot de contratación en el flujo de trabajo de reclutamiento, VBZ comenzó a experimentar los siguientes cambios positivos.  

• VBZ charla con talento 24x7

• Permite ofrecer una experiencia contextual al candidato 

• Construir relaciones sólidas con el talento en el pipeline de contratación

• Obtener más información de retroalimentación y mejorar su estrategia de comunicación

• Mejorar el estricto proceso de contratación

• Mejorar los puntos de contacto con los candidatos

Reflexión Final sobre el Bot de Reclutamiento 

De hecho, la tecnología moderna es una bendición para la humanidad. El uso de tecnología de vanguardia como las herramientas impulsadas por IA y los chatbots puede facilitar el proceso de contratación para reclutadores masivos y agencias de personal. 

Los chatbots ofrecen numerosas funciones que eliminan las tareas repetitivas de contratación. Ayudan a automatizar el reclutamiento, desde descubrir talento hasta contratar a los mejores individuos. Los beneficios fructíferos de los chatbots de reclutamiento son que reducen la carga de las tareas repetitivas y permiten que los equipos de contratación se concentren en tareas más críticas.

Como resultado, los chatbots de reclutamiento se han convertido en una parte integral del proceso de reclutamiento virtual para todos aquellos que buscan formas de elevar el compromiso con el talento. 

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